Effiziente Bildverwaltung –
ein umfassender Leitfaden

Wissen Sie, was eine professionelle Bildverwaltung ausmacht? Und haben Sie dafür schon ein Budget eingeräumt? Falls nicht, dann dürfte Ihnen der vorliegende Leitfaden eine willkommene Hilfe sein.

Seit dem Jahr 2006 haben sich die Ausgaben von Unternehmen für Online-Werbung mehr als verfünffacht. Allein in Deutschland beliefen sich im Jahr 2020 die digitalen Werbebudgets auf über 10 Milliarden Euro pro Jahr.

Neben den Werbebudgets haben sich auch die Investitionen von Unternehmen in die Erstellung von digitalem Content vervielfacht. Daher ist es nicht verwunderlich, dass digitaler Content heute zu den wertvollsten Marketing Assets von Unternehmen zählt. Mit anderen Worten: Wir sind voll im digitalen Zeitalter angekommen.

Doch wieso wird in vielen Unternehmen der Verwaltung ebendieser digitalen Assets (Bilder, Videos, Dokumente etc.) so wenig Aufmerksamkeit geschenkt? Und mit welchen Mitteln lässt sich dieses Defizit beheben?

Diesen Fragestellungen gehen wir in den folgenden Abschnitten auf den Grund und zeigen dabei Wege auf, wie Sie mit einer professionellen Bildverwaltung noch mehr aus den digitalen Medienbeständen Ihres Unternehmens herausholen können.

Zwischen einer digitalen Datei und einem digitalen Asset gibt es einen ganz wesentlichen Unterschied. Eine digitale Datei kann von jedem Mitarbeiter erstellt werden und muss nicht zwingend einen echten Wert für Ihr Unternehmen darstellen. Wohingegen man unter digitalen Assets wörtlich übersetzt digitale Vermögenswerte versteht.

Zu den digitalen Marketing Assets zählen immaterielle Güter und schöpferische Werke wie z.B. Fotos, Grafiken, Videos, Audios und Texte, die oft in Mischform, also als Multimedia-Inhalt, vorliegen. In der Summe bilden sie ein Gesamtvermögen, das nicht nur erhalten, sondern erhöht werden soll, um den davon abgeleiteten ROI (Return on Investment) zu maximieren.

Wegen der Komplexität und Wichtigkeit dieses speziellen Fachgebietes für mittelständische und große Unternehmen empfiehlt sich grundsätzlich der Einsatz einer professionellen Bildverwaltung, die fachsprachlich und im Sinne des oben Gesagten auch als Digital Asset Management Plattform (kurz DAM Plattform) bezeichnet wird.

DAM steht für Digital Asset Management, auf Deutsch spricht man eher von einer Medienverwaltung oder Bildverwaltung.

Im Gegensatz zu einem einfachen Cloudspeicher oder Filesharing-Dienst können mit Hilfe einer professionellen Bildverwaltungssoftware digitale Marketing Assets aus Ihrem Medienpool mit relevanten Zusatzinformationen und Metadaten angereichert werden. Das sind z.B. Bildbeschreibungen (Captions), Schlagwörter (Tags), Lizenzinformationen, Copyright-Vermerke, Hinweise zu Einwilligungserklärungen oder Kampagneninfos.

Dadurch werden die digitalen Assets eines Unternehmens schneller auffindbar und stehen allen Mitarbeitern mit Berechtigungszugriff für die Bildverwaltung ortsunabhängig zur sofortigen Nutzung zur Verfügung. Dies erhöht die Produktivität Ihres Teams, beschleunigt die Produktionsprozesse für digitalen Content und steigert letztendlich auch Ihre mediale Reichweite.

In vielen Unternehmen werden digitale Assets nicht nur innerhalb der Marketingabteilung erzeugt und verwendet, sondern häufig auch innerhalb der Unternehmenskommunikation, der Eventorganisation oder im Bereich Produkt- und Industriedesign.

In einer professionellen Medienverwaltung können alle Typen digitaler Assets gemeinsam verwaltet und organisiert werden. Das schließt auch spezielle Dateiformate wie Vektorgrafiken, Multimedia-Präsentationen oder RAW-Formate mit ein.

Bei klassischen Cloud- und Filesharing-Diensten wie Dropbox, HiDrive, OneDrive, Google Drive oder auch WeTransfer stehen oft nur Dateispeicherung bzw. Datentransfer im Fokus. Bei einem cloudbasierten DAM System ist der Funktionsumfang hingegen deutlich größer als bei einem herkömmlichen Cloudspeicher.

Ein Grundsatz professioneller Medienverwaltung ist es, alle Assets zentral in unikater Originalversion zu speichern. Wird das Asset in anderer Auflösung, in anderer Dateigröße oder in einem anderen Dateiformat benötigt, greift das System immer wieder auf die zentral gespeicherte Originalversion zurück, um die abgewandelte Version des Assets zu erzeugen. Auch bei der Erstellung von Alben, Sammlungen oder anderen kuratierten Zusammenstellungen werden die Assets nicht physisch kopiert, sondern virtuell verfügbar gemacht. Mit anderen Worten: Es werden keine unnötigen Kopien erstellt, die dauerhaft im System verbleiben, sondern es wird mit Dateiverweisen gearbeitet, um das System schlank und leistungsfähig zu halten.

Bei einer zeitgemäßen Medienverwaltung stehen natürlich nicht nur die effiziente Organisation und die sichere Speicherung im Vordergrund. Der Funktionsbereich Freigabe, Verteilung und Nachverfolgung ist mindestens genauso wichtig. Dabei können Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in der Regel granular (also sehr flexibel) an einzelne Nutzer bzw. Nutzergruppen der Bildverwaltung vergeben werden. Damit wird es möglich, digitalen Content innerhalb eines Unternehmens besser zu streuen und den Nutzungsgrad des vorhandenen Medien- und Bildbestandes zu steigern.

Im Gegensatz zu einem klassischen Cloudspeicher, bei dem die bloße Dateiverwaltung im Mittelpunkt steht, stellt ein Digital Asset Management System den digitalen Content ins Zentrum und bildet um diesen Kern herum alle relevanten Prozesse (Archivierung, Strukturierung, Verteilung, Implementierung, Nachverfolgung) lückenlos ab.

Letztendlich bildet eine cloudbasierte Medienverwaltung das digitale Herz in der Markenkommunikation eines Unternehmens. Idealerweise schafft es ein solches System, die internen Prozesse bei der Arbeit mit digitalen Assets zu beschleunigen, effizienter zu gestalten und die langfristige Nutzbarkeit von digitalen Assets wie Bild-, Video- und Grafikdateien sicherzustellen. Einen maximalen ROI erreichen Sie schließlich nur, wenn das aufwendig produzierte Fotoshooting oder Video das volle Potential medialer Reichweite entfaltet und nicht ungenutzt in einem Cloudspeicher „verstaubt“.

Vergleichbar ist eine online verfügbare DAM Plattform eher mit einer gut strukturierten, modernen Bibliothek, in der man in kürzester Zeit alle relevanten Informationen finden kann und deren Infrastruktur es ermöglicht, Ergebnisse einfach zu vervielfältigen, schnell zu verteilen und mit geringem Aufwand zu publizieren. Durch den zentralen Distributionskanal für Ihre digitalen Assets innerhalb Ihres Unternehmens gewährleisten Sie darüber hinaus die konsistente und einheitliche Markensichtbarkeit gerade in dezentralen Organisations- bzw. Vertriebsstrukturen.

Eine moderne Bildverwaltungssoftware ist in der Regel cloudbasiert und zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche sowie einen hohen Grad an Flexibilität und Sicherheit aus. Außerdem ist sie nur dann auf der Höhe der Zeit, wenn der Bereich maschinellen Lernens integraler Bestandteil ist. Zur begrifflichen Einordnung: Maschinelles Lernen ist Grundlage für die allermeisten Formen künstlicher Intelligenz. In der Praxis bedeutet der Einsatz künstlicher Intelligenz eine extreme Beschleunigung der Workflows. Arbeiten, die früher nur händisch und mit hohem Zeitaufwand bewältigt werden konnten, können über eine KI-Plattform vollautomatisch und gleichzeitig mit hoher Präzision vorgenommen werden. Bislang haben Sie vielleicht Schlagwörter per Hand angelegt, haben sich stundenlang durch Ordner mit Fotos geklickt, um eine bestimmte Person zu finden oder haben wiederholt festgestellt, dass viele Dateien doppelt und dreifach durch Ihre Fotodatenbank geistern. Wenn Sie auf eine KI-gestützte Plattform setzen, gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Eine Medienverwaltung, die über KI-Module verfügt, kann Ihnen sehr viel Routinearbeit ersparen, indem Personen und Objekte automatisch erkannt und entsprechende Tags erzeugt werden oder Duplikate schon beim Hochladen als solche identifiziert werden.

Symbolbild: Erkennung von Personen auf Fotos durch künstliche Intelligenz

Ein weiteres Feature, das den Workflow beschleunigen kann, ist ein intelligentes Dateistatus-Management. Wenn die administrativen Nutzer sofort einsehen können, ob ein Bild noch in Bearbeitung ist, für die öffentliche Wiedergabe freigegeben oder auch gesperrt wurde, wird durch den Wegfall kommunikativer Notwendigkeiten nicht nur Zeit eingespart, es passieren auch weniger „Unfälle“ aufgrund von Missverständnissen im Freigabeprozess.

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass mit der Einführung einer modernen Medienverwaltung Arbeitsabläufe so beschleunigt werden, dass neue zeitliche Freiräume entstehen, Freiräume, die für den eigentlichen Kreativprozess genutzt werden können. Sie reduzieren also nicht nur die Produktionskosten für digitale Marketing Assets, sondern Sie fördern immer auch den kreativen Output des gesamten Marketingteams.

In den nächsten Abschnitten möchten wir Ihnen zeigen, wie der Wechsel von einer klassischen Bilddatenbank hin zu einer cloudbasierten Medienverwaltung  problemlos gelingen wird.

Wie bei jedem IT-Projekt sollten Sie sich auch im Auswahlprozess für eine passende digitale Bildverwaltung zu Beginn mit Ihrem konkreten Anforderungsprofil intensiv auseinandersetzen.

Bei der Auswahl des richtigen Systems, können Ihnen folgende Fragestellungen helfen:

• Welche Typen von digitalen Assets sollen verarbeitet werden?
  (z.B. Fotos, Illustrationen, Videos, Audios, Vektorgrafiken, Office-Formate und Präsentationen)
• Welche Dateiformate werden verwendet?
  (z.B. jpeg, tiff, png, webp, psd, ai, svg, pdf, mp4, mov, ppt, docx)
• Wie viel Speicherplatz benötige ich ungefähr für den Einstieg?
• Sind bestehende Datenstrukturen (Schlagwortbaum, Synonymverzeichnis etc.) ins neue System überführbar?
• Welche Abteilungen sollen das System künftig intern nutzen?
  (z.B. Marketing, PR, Unternehmenskommunikation, Personalwesen, Vertrieb)
• Wie viele Mitarbeiter:innen sollen das System nutzen? Und wie viele Lizenzen benötige ich?
• Wie hoch ist das Budget? Auf welche Funktionen kann ggf. verzichtet werden?
• Welche externen Stakeholder müssen berücksichtigt werden?
  (z.B. Agenturen, Kunden, Klienten, Partner, Sponsoren oder Pressevertreter)
• Sind rechtliche Themen zum Lizenzmanagement relevant?
  (z.B. zur Lizenzverwaltung von Bildmaterial externer Fotografen oder von Stockfotos)
• Sind rechtliche Themen zur Einwilligung in die mediale Nutzung relevant?
  (z.B. Verwaltung von Model und Property Releases / Einwilligungserklärungen für redaktionelle oder werbliche Nutzung in sozialen Medien, auf Webseiten, für Print oder fürs Intranet)
• Wird eine KI-Plattform für Gesichtserkennung basierend auf künstlicher Intelligenz benötigt?
• Wird eine KI-gestützte Objekterkennung (Auto-Tagging) benötigt?
• Gibt es unternehmensspezifische Prozesse oder Ansprüche, die gesondert berücksichtigt werden müssen?
• Müssen besondere Datenschutzvorgaben, die ggf. über DSGVO-Konformität hinausgehen, beachtet werden? (z.B. besonders hohe Sicherheitsansprüche aufgrund von Verschwiegenheitspflichten)

Haben Sie das für Ihre Ansprüche passende DAM System gefunden, können wir Ihnen nur ans Herz legen, es selbst umfassend zu testen und erste eigene Erfahrungen im Hinblick auf die Features der Plattform und die Performance der Infrastruktur zu machen.

Achten Sie auch darauf, dass die Einarbeitungszeit in die Software nicht zu viel Zeit beansprucht. So gut ein System rein funktional auch sein mag, sollte das Einarbeiten Probleme bereiten und selbst bei IT-affinen Kolleg:innen mehrere Stunden in Anspruch nehmen, dann wurde bei der Entwicklung der Lösung der Punkt User Experience (UX) vernachlässigt. Wählen Sie also idealerweise ein System, das alle funktionalen Ansprüche erfüllt und gleichzeitig einfach zu bedienen ist.

Im Gegensatz zu einem einfachen Cloudspeicher oder der vertrauten lokalen Dateiverwaltung per Windows Explorer oder Finder (macOS) bietet eine professionelle Medienverwaltung eine mehrdimensionale Organisationsstruktur. Sie können Ihre Bilder, Videos und Grafikdateien in der Regel nicht nur in einer Ordnerstruktur, sondern über entsprechende Verweise auch in virtuellen Alben bzw. Sammlungen organisieren und kuratieren. Darüber hinaus können Sie alle Mediendateien mit zusätzlichen Informationen anreichern und über die Beschriftung zahlreicher Metadatenfelder, die die Standards EXIF, IPTC oder XMP bereithalten, noch besser für die Indexierung aufbereiten. Damit sind Sie zukünftig nicht mehr darauf angewiesen, Ordner- oder Dateinamen auswendig zu kennen, um eine Datei in Ihrem digitalen Medienarchiv wiederzufinden. Kombinierbare Such- und Filterfacetten (nach Dokumententyp, Kategorie, Lizenzart, Bildausrichtung, Aufnahmedatum, Upload-Datum, Farbdominanz etc.) sorgen zudem dafür, dass auch Gelegenheitsnutzer (z.B. interne Stakeholder) aus den Fachabteilungen das passende Marketing Asset in kürzester Zeit finden können.

Egal, ob Sie sich bei der Wahl der richtigen Medienverwaltung für eine cloudbasierte oder eine On-Premises-Lösung (Inhouse-Hosting) entscheiden, am Anfang steht immer eine Bestandsaufnahme. Für die Einführung eines neuen Systems ist es also ein Muss, zunächst die vorhandenen Marketing Assets zu sichten und zu klassifizieren. Gerade in gewachsenen Ablagestrukturen von Unternehmen schlummern viele Bestandsdaten, die zwar archiviert wurden, aber keine aktive Verwendung mehr in der Unternehmenskommunikation oder im Marketing finden. Identifizieren Sie veraltetes oder unbrauchbares Medienmaterial und widmen Sie sich im zweiten Schritt den digitalen Assets, die langfristig in der online abrufbaren Bildverwaltung bereitgehalten werden sollen. In Bezug auf die Dateien, die dann im alten Ablagesystem verbleiben, sollten Sie sich kritisch fragen, ob diese überhaupt einen Wert für Ihr Unternehmen darstellen, getreu dem Motto: „Ist das ein digital Asset oder kann das weg?“

Egal, ob Ihre digitalen Assets bislang in einem Cloudspeicher liegen, auf einer externen Festplatte gespeichert sind oder auf einem Inhouse-Server bereitgehalten werden: Bei der Planung der zukünftigen Datenstruktur sollten Sie besonders gründlich sein. Erstellen Sie sich, bevor Sie mit der Datenmigration beginnen, einen Strukturplan für Ihre digitalen Assets. Versetzen Sie sich dabei in die zukünftigen Nutzer Ihrer Medienverwaltung. Bedenken Sie dabei, dass oftmals jede Stakeholder-Gruppe anders bei der Suche nach digitalen Assets vorgehen wird. Achten Sie beim Erstellen des Strukturplans zudem auf folgende Grundregeln:

• Verschaffen Sie sich einen Überblick: Wie wurde Ihr Bestand bisher organisiert? Welche Ordnungsprinzipien und Hierarchien liegen vor?
• Finden Sie ggf. sinnvolle Ergänzungen (Gruppierungen, Kategorien etc.), damit die zukünftige Struktur möglichst übersichtlich gestaltet ist.
• Denken Sie an Einheitlichkeit. Wenden Sie überall dieselben Prinzipien an.
• Gehen Sie sparsam bei der Erzeugung zusätzlicher Ebenen vor. Verlieren Sie sich nicht im Klein-Klein.

Sobald der Strukturplan für Ihre digitalen Assets steht, kann Wechsel von Ihrem bisherigen System zu einer Bilddatenbank, die technisch auf dem neusten Stand ist, vorbereitet werden. Hierbei ist die Migration des Medienbestandes natürlich der wichtigste, aber nicht der einzige Punkt. Falls bereits mit Schlagworthierarchien, einem Thesaurus (Synonymverzeichnis) oder anderen Tools für ein kontrolliertes Vokabular gearbeitet wurde und auch diese Daten erhalten bleiben sollen, müssen diese zunächst aus bestehenden Datenbanken (meist SQL-basiert) exportiert und in ein maschinenlesbares Austauschformat (z.B. csv, xml, json) gebracht werden. Die Spezifikationen hierfür liefert der neue Anbieter. Dieser ist in der Regel auch bei der Aufbereitung der Importdaten behilflich.

Das gilt es bei der Migration zu vermeiden: Foto-Glitch durch Datenverlust

Wir empfehlen den Wechsel vom bisherigen Speicher hin zum neuen System schrittweise durchzuführen und erst einmal mit den digitalen Assets (Bilder, Videos, Grafikdateien etc.) zu beginnen, die für Ihr Tagesgeschäft kritisch sind. So stellen Sie sicher, dass auf der operativen Ebene kurzfristig auf das neue System gewechselt werden kann und nicht zwei parallele Datenbanken von den Nutzern durchsucht werden müssen.

Bevor Sie ein Vertragsverhältnis eingehen, sollten Sie genau prüfen, ob der Softwareanbieter ein faires Exit-Szenario vorsieht. Verlassen Sie sich hier nicht auf mündliche Zusagen, nur verschriftlichte Klauseln sind rechtssicher und zählen vor Gericht. Es sollte auf jeden Fall sichergestellt sein, dass:

• alle Mediendateien stets in ihrer vorhandenen Ordnerstruktur exportierbar sind, z.B. durch permanente Zugriffsmöglichkeit via FTP– bzw. SFTP-Client.
• alle Metadaten (Tags, Beschreibungen, Copyrightangaben, Lizenzinformationen etc.) in maschinenlesbare Austauschformate überführbar sind und stets heruntergeladen werden können.

Mit anderen Worten: Sie sollten stets uneingeschränkten Zugriff auf all Ihre Daten haben und immer in der Lage sein, auch eigene, d.h. lokale Datensicherungen vorzunehmen. Nur so kann ausgeschlossen werden, dass Sie in ein einseitiges Abhängigkeitsverhältnis gedrängt werden und die Rückkehr zu einer On-Premises-Lösung verunmöglicht wird.

Mit einer professionellen Medienverwaltung können Sie den Nutzen vorhandener digitaler Assets für Ihr Unternehmen erheblich steigern, dabei interne Prozesse beschleunigen und effizienter gestalten. Wer das Maximum aus seiner Fotodatenbank rausholen und gleichzeitig neue Freiräume für kreative Prozesse schaffen möchte, kommt heutzutage nicht an der Investition in ein modernes System vorbei. Die Kosten für die Software, die sich meistens aus der Anzahl der Nutzerlizenzen, dem Nutzungszeitraum (Monat / Jahr) und dem Umfang des genutzten Speicherplatzes ergeben (siehe auch: Software as a Service) amortisieren sich dabei in der Regel innerhalb kürzester Zeit. Bei On-Premises-Lösungen (Inhouse-Hosting) liegen die Kosten meistens deutlich höher. Dafür ist der Punkt Datenhoheit dort maximal berücksichtigt, da Ihr Unternehmen volle Kontrolle über die Server hat. Bei einer schlechten Anbindung ans Internet und/oder einem überdurchschnittlichen Bedarf an Speicherplatz kann eine On-Premises-Lösung ebenfalls von Vorteil sein.

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Folgende Checkliste zeigt Ihnen noch einmal die Features und Vorteile einer modernen Medienverwaltung:

✓   Cloud-Infrastruktur mit globalen Zugriffsmöglichkeiten für effizientes Arbeiten im Team

✓   Schnelle Auffindbarkeit & kontrolliertes Teilen von Mediendateien

✓   Vertraute Ordnerstrukturen verbunden mit intelligenten Suchfunktionen

✓   Effiziente Erschließung großer Medienbestände durch KI-gestütztes Erkennen von Personen & Objekten

✓   Eigene Schlagwortstruktur & zusätzliche Meta-Inhalte für eine optimierte Auffindbarkeit & lückenlose Dokumentation

✓   Rechtssichere Mediennutzung durch Verwaltung von Bildlizenzen & Einwilligungserklärungen

✓   Granulare Nutzerrechteverwaltung für maximale Sicherheit beim kollaborativen Arbeiten

✓   Produkt- oder Medienportal (Content Hub) für die Bereitstellung von Bildmaterial für größere externe Empfängergruppen

✓   Einheitliches Markenerlebnis & professionelles Auftreten durch Individualisierungsmöglichkeiten

✓   Optimierte User Experience, z.B. durch alternative Upload-Möglichkeit per Drag & Drop

✓   Moderne Sicherheitsstandards & Datenhoheit durch Entwicklung & Hosting in Deutschland

✓   Hundertprozentige DSGVO-Konformität

Unsere abschließende Übersicht zu relevanten Abkürzungen fasst die wichtigsten technischen Themen im Umfeld der digitalen Bildverwaltung noch einmal für Sie zusammen.