Bei klassischen Cloud- und Filesharing-Diensten wie Dropbox, HiDrive, OneDrive, Google Drive oder auch WeTransfer stehen oft nur Dateispeicherung bzw. Datentransfer im Fokus. Bei einem cloudbasierten DAM System ist der Funktionsumfang hingegen deutlich größer als bei einem herkömmlichen Cloudspeicher.
Ein Grundsatz professioneller Medienverwaltung ist es, alle Assets zentral in unikater Originalversion zu speichern. Wird das Asset in anderer Auflösung, in anderer Dateigröße oder in einem anderen Dateiformat benötigt, greift das System immer wieder auf die zentral gespeicherte Originalversion zurück, um die abgewandelte Version des Assets zu erzeugen. Auch bei der Erstellung von Alben, Sammlungen oder anderen kuratierten Zusammenstellungen werden die Assets nicht physisch kopiert, sondern virtuell verfügbar gemacht. Mit anderen Worten: Es werden keine unnötigen Kopien erstellt, die dauerhaft im System verbleiben, sondern es wird mit Dateiverweisen gearbeitet, um das System schlank und leistungsfähig zu halten.
Bei einer zeitgemäßen Medienverwaltung stehen natürlich nicht nur die effiziente Organisation und die sichere Speicherung im Vordergrund. Der Funktionsbereich Freigabe, Verteilung und Nachverfolgung ist mindestens genauso wichtig. Dabei können Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in der Regel granular (also sehr flexibel) an einzelne Nutzer bzw. Nutzergruppen der Bildverwaltung vergeben werden. Damit wird es möglich, digitalen Content innerhalb eines Unternehmens besser zu streuen und den Nutzungsgrad des vorhandenen Medien- und Bildbestandes zu steigern.
Im Gegensatz zu einem klassischen Cloudspeicher, bei dem die bloße Dateiverwaltung im Mittelpunkt steht, stellt ein Digital Asset Management System den digitalen Content ins Zentrum und bildet um diesen Kern herum alle relevanten Prozesse (Archivierung, Strukturierung, Verteilung, Implementierung, Nachverfolgung) lückenlos ab.
Letztendlich bildet eine cloudbasierte Medienverwaltung das digitale Herz in der Markenkommunikation eines Unternehmens. Idealerweise schafft es ein solches System, die internen Prozesse bei der Arbeit mit digitalen Assets zu beschleunigen, effizienter zu gestalten und die langfristige Nutzbarkeit von digitalen Assets wie Bild-, Video- und Grafikdateien sicherzustellen. Einen maximalen ROI erreichen Sie schließlich nur, wenn das aufwendig produzierte Fotoshooting oder Video das volle Potential medialer Reichweite entfaltet und nicht ungenutzt in einem Cloudspeicher „verstaubt“.
Vergleichbar ist eine online verfügbare DAM Plattform eher mit einer gut strukturierten, modernen Bibliothek, in der man in kürzester Zeit alle relevanten Informationen finden kann und deren Infrastruktur es ermöglicht, Ergebnisse einfach zu vervielfältigen, schnell zu verteilen und mit geringem Aufwand zu publizieren. Durch den zentralen Distributionskanal für Ihre digitalen Assets innerhalb Ihres Unternehmens gewährleisten Sie darüber hinaus die konsistente und einheitliche Markensichtbarkeit gerade in dezentralen Organisations- bzw. Vertriebsstrukturen.