Her mit dem Content! 6 bekannte Lösungen zum Einsammeln von Fotos und Videos

Dieser Beitrag richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig Foto- oder Videomaterial von internen oder externen Stakeholdern einsammeln müssen. User-generated Content (UGC) steht dabei natürlich weit oben auf der Liste.

Typische Nutzergruppen wären:

• • Mitarbeiter, Projektbeteiligte, Teammitglieder, angestellte Fotografen etc. (intern)
  • Athleten, Fans, Freelancer, Referenten (Speaker), Influencer, Künstler etc. (extern)

Das einzusammelnde Bildmaterial entsteht dabei in der Regel auf größeren Veranstaltungen wie:

• • Sportevents
  • Firmenevents
  • Konferenzen und Fachmessen
  • Konzerte und Musikfestivals
  • Ausstellungen (Kunst und Kultur)

Vermutlich sind auch Sie auf der Suche nach einer zufriedenstellenden Lösung zum Einsammeln von Fotos oder Videos. Die gute Nachricht zuerst: Das Einsammeln digitaler Inhalte kann heutzutage so gelöst werden, dass es für alle Beteiligten einfach und komfortabel ist. Allerdings können je nach Art des Unternehmens ganz unterschiedliche Voraussetzungen und Anforderungen vorliegen. Was uns zur entscheidenden Frage führt: Für welchen Anwendungsfall ist welche Lösung die richtige?

In diesem Beitrag versuchen wir, genau das herauszufinden. Dafür betrachten wir verschiedene Anwendungsfälle und Workflows, stellen Lösungen bekannter Anbieter vor und ordnen diese anschließend ein.

Die Qual der Wahl

Wenn man fünf IT-affine Nutzer fragen würde, was der beste Weg sei, um Content von größeren Personengruppen einzusammeln, würde man vermutlich fünf verschiedene Antworten erhalten – und es würden wahrscheinlich Namen fallen wie Dropbox, Google Fotos, WeTransfer oder OneDrive.

Keine Sorge, wir werden auf diese bekannten Lösungen eingehen, zunächst aber sollten wir skizzieren, welche Hauptaspekte es gibt und für wen sie wichtig sein könnten.

Tipp: Wenn Sie auf der Suche nach professioneller Unternehmenssoftware sind, klicken Sie hier, um zur einzigen Enterprise-Lösung in dieser Liste zu gelangen, die speziell für Foto- und Video-Content entwickelt wurde.

Individuelle Anforderungen bestimmen

Wenn Sie eine Lösung finden möchten, die zu Ihrem Unternehmen passt, dann müssen Sie zunächst eine genaue Vorstellung dafür entwickeln, was für Sie und Ihre Organisation wichtig ist. Wie viel Wert soll z.B. auf Benutzerfreundlichkeit gelegt werden? Welchen Stellenwert sollen Datenschutz und Datensicherheit haben?

Außerdem ist zu ermitteln, in welchem Umfang Inhalte eingesammelt werden sollen:

• • Wie viele Benutzer werden ungefähr involviert sein?
  • Wie groß sind die einzusammelnden Dateien im Durchschnitt?
  • Welche Gesamtspeicherkapazitäten werden in etwa benötigt? Etc.

Eine Lösung, die auf das Einsammeln hochauflösender Videos ausgerichtet ist, erfordert natürlich ganz andere Kapazitäten als eine, die ausschließlich für Fotos konzipiert wurde.

Ein weiterer Punkt betrifft Kompatibilitätsfragen:

• • Welche Dateitypen werden unterstützt?
  • Ist die Lösung so flexibel, dass sie in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden kann?
  • Kann die Lösung auf allen Endgeräten und in allen Browsern eingesetzt werden oder gibt es Einschränkungen?

Überdies ist zu klären, ob eine Website als Lösung ausreicht oder ob Sie zusätzlich eine mobile App für sofortige Uploads benötigen.

Ein ganz entscheidender Fragenkomplex betrifft den Umgang mit Urheber- und Persönlichkeitsrechten:

• • Wollen Sie Nutzungsrechte an Ihre Organisation übertragen, wie z.B. bei Fotowettbewerben oder anderen partizipativen Aktionen für Nutzer?
  • Soll das Einholen von Einwilligungserklärungen oder Model Releases automatisiert werden?
  • Benötigen Sie eine Verwaltung für Bildlizenzen? Etc.

Das sind nicht alle, aber besonders wichtige Fragen, die man im Hinterkopf behalten sollte, wenn man die Lösungen bewertet, die in den nächsten Abschnitten vorgestellt werden (in alphabetischer Sortierung).

Dropbox

Nutzungsarten: privat oder geschäftlich

Ideal für: Nutzer, die Dateien professionell teilen möchten, aber keine erweiterten Funktionen zur Medienverwaltung benötigen.

Dropbox ist einer der bekanntesten Cloudspeicherdienste und richtet sich sowohl an Unternehmen als auch an Privatanwender, entsprechend hoch ist der Verbreitungsgrad.

Medien einsammeln: Dropbox kann natürlich zum Einsammeln von Fotos und Videos verwendet werden. Nutzer können mit wenigen Klicks zur Zusammenarbeit an einem Ordner eingeladen werden, u.a. per Freigabe-Link oder E-Mail.

Weitere Vorteile

• • Leicht verständliche Ordnerstrukturen.
  • Dropbox komprimiert keine Dateien. Fotos und Videos behalten ihre volle Qualität.
  • Business- und Enterprise-Editionen werden mit professioneller Nutzerverwaltung angeboten.
  • Anbindung an DAM-Systeme anderer Anbieter möglich.
  • Geräteübergreifende Synchronisation.

Nachteile

• • Nicht spezialisiert auf die Verwaltung von Mediendateien. Die Möglichkeit zur Anzeige oder zum Abspielen von Media Assets ist daher nicht immer möglich.
  • Lediglich 2 GB Speicherplatz in der kostenlosen Basisversion.
  • Vorhandene Metadaten können höchstens eingesehen, aber nicht bearbeitet werden.
  • Keine Funktionen zur Verwaltung von Bildrechten (Lizenzen) oder Einwilligungserklärungen.
  • Weltweit verteilte Rechenzentren (eigene und angemietete Kapazitäten von Amazon Web Services, AWS). Es kann nicht garantiert werden, dass die Daten ein bestimmtes Land nicht verlassen. Eine ausschließliche Nutzung von Servern in der EU ist gegen Aufpreis aber möglich.
  • Ziel für Cyberangriffe.* Bei Dropbox Inc. wurden in der Vergangenheit (2012) sensible Daten (u.a. E-Mail-Adressen und Passwort-Hashes) von 68 Millionen Nutzern entwendet wurden.

* Dem Risiko durch Cyberangriffe sind alle internetbasierten Dienste ausgesetzt. Den Punkt werden wir daher nicht bei jedem Anbieter wiederholen.

Google Fotos

Nutzungsart: nur privat

Ideal für: private Nutzer, die im Google-Ökosystem beheimatet sind.

Google Fotos (engl. Google Photos) ist die zentrale Consumer-Lösung von Google für das Verwalten von Fotos. Die mobile App ist auf allen Pixel-Geräten vorinstalliert und hat auch auf anderen Android-Geräten einen hohen Verbreitungsgrad. Im Zusammenspiel mit Google Drive entfaltet die Foto-App ihr volles Potential.

Medien einsammeln: Zu diesem Zweck kann einfach ein gemeinsames Album erstellt werden, in das mehrere Nutzer Inhalte hochladen können.

Weitere Vorteile

• • Intuitive Nutzeroberfläche.
  • Automatische Kategorisierung von Medientypen: Selfie, Screenshot, 360-Grad-Foto etc.
  • 15 GB Speicherplatz pro Google-Account sind kostenlos.
  • Nahtlose Integration in Google Drive und andere Google-Produkte.
  • Geräteübergreifende Synchronisation.

Nachteile

• • Geringer Verbreitungsgrad bei Apple-Nutzern.
  • Kompression von Bildern: Fotos können in hoher Qualität, aber in manchen Fällen nicht in Originalqualität gespeichert werden.
  • Das Feature zur Gruppierung von Gesichtern (Gesichtserkennung) ist in Deutschland nicht freigeschaltet (Stand: März 2024).
  • Da Google Fotos primär auf den Verbrauchermarkt ausgerichtet ist, sind keine Funktionen zur Verwaltung von Bildrechten (Lizenzen) oder Einwilligungserklärungen vorhanden.
  • Weltweit verteilte Datenzentren. Es kann nicht garantiert werden, dass die Daten ein bestimmtes Land nicht verlassen.

Fotos (Apple)

Nutzungsart: nur privat

Ideal für: private Nutzer, die im Apple-Ökosystem beheimatet sind.

Die App Fotos (engl. Photos) ist die Standard-Fotoanwendung für iOS- und macOS-Geräte. Sie ist unter Apple-Nutzern entsprechend weit verbreitet. Im Zusammenspiel mit der iCloud entfaltet die App ihr volles Potential.

Medien einsammeln: Innerhalb des Apple-Ökosystems ist Fotos eine gut integrierte Lösung für das Verwalten und Austauschen von Medien. Über geteilte Alben können Fotos und Videos für ausgewählte Personen freigegeben werden. Diese können anschließend ihre eigenen Dateien und Kommentare hinzufügen.

Weitere Vorteile

• • Hohe Qualität und Originalformate: Mediendateien können über die Rohdatenformate Apple ProRAW (für Fotos) und Apple ProRes (für Videos) verlustfrei gespeichert und nachbearbeitet werden.
  • KI-basierte Funktionen zur Erkennung von Personen oder Haustieren.
  • Automatische Kategorisierung nach Medientyp.
  • Geräteübergreifende Synchronisation (auf Apple-Geräte beschränkt).

Nachteile

• • Beschränkung auf das Apple-Ökosystem.
  • Lediglich 5 GB Speicherplatz sind kostenlos (gilt für die iCloud insgesamt).
  • Keine Funktionen zur Verwaltung von Bildrechten (Lizenzen) oder Einwilligungserklärungen.
  • Weltweit verteilte Datenzentren. Es kann nicht garantiert werden, dass die Daten ein bestimmtes Land nicht verlassen.

Media Hub (teamnext)

Nutzungsart: nur geschäftlich

Ideal für: Organisationen, die beim Einsammeln von Fotos und Videos keine Kompromisse eingehen können und erweiterte Funktionen zur Medienverwaltung benötigen.

Der teamnext | Media Hub ist eine cloudbasierte Medienverwaltungslösung made in Germany, die sich durch innovative KI-Funktionen auszeichnet und höchste Datenschutzanforderungen erfüllt. Der Media Hub wird von zahlreichen Profisportorganisationen, mittelständischen Unternehmen der DACH-Region und großen Organisationen innerhalb der EU genutzt.

Medien einsammeln: Über das integrierte Medienportal mit Media Inbox können Fotos und Videos komfortabel und sicher von Einzelpersonen oder genau definierten Zielgruppen eingesammelt werden. Dafür sorgt die dazugehörige Nutzer- und Zugriffsverwaltung mit feingranularen Berechtigungsoptionen. Außerdem stehen Werkzeuge bereit, mit denen die Übertragung von Nutzungsrechten automatisiert werden kann.

Weitere Vorteile

• • Keine Installation notwendig: Der Media Hub funktioniert in jedem modernen Browser.
  • Intuitive Nutzeroberfläche: auch geeignet für weniger IT-affine Benutzer.
  • Speziell für die Verwaltung von Mediendateien ausgelegt, daher optimierte Anzeige- und Abspielmöglichkeiten für Fotos und Videos.
  • Originaldateien: Alle Fotos und Videos werden so gespeichert, wie sie hochgeladen werden.
  • Umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Bildrechten (Lizenzen) oder Einwilligungserklärungen.
  • Selbst entwickelte KI-Dienste für das automatische Erkennen und Taggen von Personen und Objekten.
  • Das Hosting erfolgt in Rechenzentren innerhalb der EU oder gegen Aufpreis sogar ausschließlich in Deutschland. Es wird garantiert, dass die Daten die festgelegte Region nicht verlassen. Bei besonders hohen Datenschutzanforderungen ist auch eine On-Premises-Installation möglich.

Nachteile

• • Nicht geeignet für Privatpersonen oder Kleinunternehmer: Der Media Hub von teamnext ist eine professionelle SaaS-Lösung mit innovativen KI-Diensten für Business-Kunden (Profisportorganisationen, KMU, Großunternehmen). Daher ist auch keine kostenlose Basisversion vorhanden.

Microsoft OneDrive

Nutzungsarten: privat oder geschäftlich

Ideal für: Nutzer, die im Microsoft-Ökosystem beheimatet sind und keine erweiterten Funktionen zur Medienverwaltung benötigen.

Microsoft OneDrive ist auf allen Windows-Geräten vorinstalliert und daher einer der meistgenutzten Cloudspeicherdienste. Im Zusammenspiel mit Outlook eignet sich OneDrive besonders gut für das Teilen von Mediendateien.

Medien einsammeln: Ordner, die Fotos oder Videos enthalten, können mit der Berechtigung „Bearbeitung zulassen“ versehen werden. Personen, die einen Freigabelink erhalten haben, können dann eigene Dateien hinzufügen. Besonders komfortabel ist der Versand von Freigabelinks an Outlook-Gruppen.

Weitere Vorteile

• • Nahtlose Integration in andere Microsoft-Produkte.
  • Keine verlustbehaftete Speicherung. Fotos und Videos behalten ihre volle Qualität.
  • Zugriffskontrolle: Nutzer können präzise kontrollieren, wer Zugriff auf welche Dateien hat.
  • Intelligente Suchfunktionen und viele Möglichkeiten, Dateien effizient zu organisieren.
  • Geräteübergreifende Synchronisation.

Nachteile

• • Geringer Verbreitungsgrad bei Apple-Nutzern.
  • Lediglich 5 GB Cloudspeicher sind kostenlos.
  • Plattformabhängigkeit: Die beste Nutzererfahrung wird nur im Zusammenspiel mit anderen Microsoft-Produkten erzielt.
  • Keine Funktionen zur Verwaltung von Bildrechten (Lizenzen) oder Einwilligungserklärungen.
  • Weltweit verteilte Datenzentren. Bei Nutzung der kostenlosen Version kann nicht garantiert werden, dass die Daten ein bestimmtes Land nicht verlassen. Bei kostenpflichtigen Versionen kann z.B. verfügt werden, dass alle Daten innerhalb der Europäischen Union verbleiben.

WeTransfer

Nutzungsarten: privat oder geschäftlich

Ideal für: Nutzer, die Dateien professionell teilen möchten, aber keine erweiterten Funktionen zur Medienverwaltung benötigen.

WeTransfer ist ein Clouddienst zur Übertragung größerer Datenmengen. Die Basisversion ist kostenlos (werbefinanziert). Dadurch ist WeTransfer insbesondere bei Privatnutzern beliebt. Der Dienst wird auch sehr häufig für den Versand von Fotos und Videos verwendet.

Medien einsammeln: Mit der Basisversion können Dateien lediglich ‚versendet‘ werden (maximal 2 GB pro Sendung). Nach 7 Tagen werden die Dateien automatisch gelöscht. In den kostenpflichtigen Versionen (Pro und Premium) lassen sich auch gemeinsame Arbeitsbereiche einrichten, in die mehrere Nutzer Dateien hochladen können.

Weitere Vorteile 

• • Einfache Bedienung: WeTransfer ist bekannt für eine benutzerfreundliche Oberfläche.
  • Große Dateien: Mit einer Pro-Version können Dateien bis zu einer Größe von 200 GB versendet werden, in der Premium-Version gibt es keine Beschränkung.
  • Einfacher Zugang für Empfänger: Download-Links kommen über Dropbox-Mailserver ins E-Mail-Postfach (Standard) oder werden nach Upload über ein beliebiges Medium geteilt.
  • In der Basisversion können Dateien anonym (ohne Registrierung) hochgeladen werden.

Nachteile

• • Zeitlich begrenzte Verfügbarkeit: Übertragungen sind in der kostenlosen Version nur für sieben Tage verfügbar. In den kostenpflichtigen Versionen sind es standardmäßig vier Wochen (mit der Möglichkeit, den Zeitraum manuell zu verlängern).
  • Aufdringliche Werbung in der kostenlosen Version.
  • Keine Bearbeitungsmöglichkeiten für Fotos und Videos.
  • Keine Funktionen zur Verwaltung von Bildrechten (Lizenzen) oder Einwilligungserklärungen.
  • Rechenzentren in der EU und in den USA (Kapazitäten von AWS). Es kann nicht garantiert werden, dass die Daten ein bestimmtes Land nicht verlassen.

Fazit

Google Fotos und Apple Fotos sind reine Consumer-Apps. Sie kommen daher für professionell geführte Unternehmen grundsätzlich nicht als Lösung in Frage. Mit Google Workspace oder Apple Business Essentials werden zwar auch Unternehmenslösungen angeboten, aber diese sind nicht speziell für die Verwaltung von Fotos oder Videos konzipiert. Letzteres gilt natürlich auch für Dropbox, OneDrive und WeTransfer.

Dropbox und WeTransfer haben allerdings den Vorteil, nicht an ein bestimmtes ‚Ökosystem‘ gebunden zu sein, was diese Dienste für Nutzer ganz unterschiedlicher Geräte und Betriebssysteme attraktiv macht.

Die beste Business-Anwendung für das Einsammeln von Mediendateien, die hier vorgestellt wurde, ist sicherlich der Media Hub von teamnext. Mit der integrierten Rechteverwaltung, den erweiterten KI-Diensten und den strengen Datenschutzmaßnahmen, ist der Media Hub ideal auf die Bedürfnisse von Unternehmen innerhalb der EU zugeschnitten.

Natürlich müssen bei der Entscheidungsfindung für ein professionelles SaaS-Produkt wie den teamnext | Media Hub auch die Kosten berücksichtigt werden. Wenn man als Unternehmen die innovativen Funktionen des Media Hubs regelmäßig benötigt, wird sich die Investition aber schnell amortisiert haben.

Testen Sie den teamnext | Media Hub

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Für weitere Fragen stehen wir natürlich gerne persönlich zur Verfügung. Hier finden Sie unsere Kontaktinformationen.