Bilder versenden - Symbolbild Versand großer Bildmengen

Wie versendet man viele Dateien?
Oder besser: Wie versendet man große Dateien?

Eine Anleitung in drei Schritten

Im digitalen Zeitalter gehört das Versenden von Dateien für die meisten zu den Basic Skills. Ein paar Fallstricke gibt es trotzdem – womit wir bei der Ausgangsfrage wären: Da viele kleinere Dateien in einer ZIP-Datei zusammengefasst werden können, lässt sich der Sachverhalt darauf reduzieren, dass eine simple Lösung für den Versand besonders großer Dateien her muss.
Angenommen Sie möchten 50 Digitalfotos in Originalgröße verschicken. Weiterhin sei angenommen, dass jede Datei ca. 5 MB groß ist. Sie kämen also auf ein Volumen von 250 MB. Solche Mengen sollten Sie natürlich nicht als E-Mail-Anhang verschicken. Die Maximalgröße für E-Mails ist von Anbieter zu Anbieter verschieden. Mehr als 25 MB sind es jedoch selten. An dieser Stelle sollte auf gar keinen Fall der Gedanke verfolgt werden, die Dateien auf viele separate Emails zu verteilen. Das wäre die Variante, die beim Empfänger den größten Frust auslöst. Natürlich wird diese Ad-hoc-Lösung in der Praxis oft gewählt. Hat nicht jede/r von uns ältere Bekannte oder Verwandte, die es regelmäßig schaffen, das Postfach zu sprengen? ;)

Wir halten also fest, dass ein Dateiversand über E-Mail-Anhänge nur dann sinnvoll ist, wenn man mit ein bis zwei Emails auskommt. Alles, was darüber hinausgeht, kann den Empfänger nerven, wirkt unprofessionell und kann überdies den Speicherplatzverbrauch im Postfach unnötig nach oben treiben.

So wird es richtig gemacht: Schritt 1 – Zippen

Der erste sinnvolle Schritt wäre der, die gewünschten Dateien in eine ZIP-Datei zu überführen. Dazu wird kein spezielles Programm wie 7-Zip oder WinRAR benötigt. Unter Windows reicht es aus, die Dateien zu markieren, einen Rechtsklick darauf zu machen und im Kontextmenü unter Senden an auf ZIP-komprimierter Ordner zu klicken. Unter macOS funktioniert es ähnlich. Da Fotos meistens im JPEG-Format vorliegen, diese also bereits komprimiert sind, wird die zusätzliche ZIP-Komprimierung nur für eine geringfügige Speicherplatzeinsparung sorgen. Der Vorteil ergibt sich bei unserer Fragestellung eher daraus, dass eine einzelne Datei leichter zu handhaben ist und einfacher geteilt werden kann.
Der Prozess des Zippens erfolgt verlustfrei, d.h. es geht keine Information verloren. Eine ZIP-Datei kann vom Empfänger einfach „entpackt“ werden. Alle Dateien werden dann in ihrer ursprünglichen Größe ausgegeben. Natürlich setzt das voraus, dass der Empfänger weiß, wie man eine ZIP-Datei extrahiert. Unter Windows reicht dazu ein Doppelklick auf die Datei und ein weiterer Klick auf Alle extrahieren. Allerdings kann auch das für manche Nutzer schon eine Hürde darstellen.
Bei unkomprimierten Daten (Dokumente, Quellcode, RAW-Formate etc.) kann über das Zippen viel Speicherplatz eingespart werden. Der Dateiaustausch kann dadurch also signifikant beschleunigt werden. Das gilt aber wie gesagt nur für bestimmte Dateitypen. Bei den meisten Medienformaten (z.B. MP3, JPEG, MPEG) ist das Einsparpotential aufgrund der bereits vorliegenden Komprimierung nur sehr gering. Eine einzelne Mediendatei zu zippen, ist daher in der Regel unnötig.

Schritt 2 – Hochladen, aber wohin?!

Natürlich dürfen Dateien, die Sie verschicken möchten, nicht beliebig groß sein. Je nach Anbieter und Tarif liegt die maximale Dateigröße zwischen 2 GB (WeTransfer free) bis 250 GB (OneDrive Premium). Privatanwender werden vermutlich nur selten Dateien verschicken, die größer als 10 GB sind. Bei professionellen Anwendern, z.B. aus der Filmindustrie, sind Dateien jenseits der 100 GB hingegen keine Seltenheit.
Es gibt natürlich viele verschiedene technische Möglichkeiten, große Dateien zu versenden. Noch größer ist die Zahl der Anbieter. Die folgende kategorische Dreiteilung bietet daher nur eine grobe Übersicht. Wir haben:

  1. Cloudspeicher wie Google Drive, OneDrive, iCloud, Dropbox, Mega etc.
  2. File-Sharing-Dienste, die für den reinen Versand und nicht für die dauerhafte Speicherung der Daten ausgelegt sind. Bekanntester Anbieter ist WeTransfer. Alternativen gibt es zuhauf: z.B. WeSendit, Swisstransfer, Wikisend etc.
  3. Klassische Webspace-Anbieter wie Strato oder Ionos, die das Versenden großer Dateien über FTP-Server ermöglichen.

Besonders einfach ist der Versand mit WeTransfer. Dort müssen Sie lediglich die Datei(en) per Drag & Drop ablegen (maximal 2 GB in der kostenlosen Version), warten bis der Upload erfolgt ist und entweder auf Senden klicken oder, falls Sie keine E-Mail-Adresse eingeben möchten, warten, bis ein Freigabelink erzeugt wurde, der dann kopiert werden kann. Falls Sie mit WeTransfer arbeiten, können Sie sich das Zippen übrigens sparen, da dies beim Upload der Dateien automatisch erfolgt. Versendete Dateien bleiben in der freien Version 7 Tage runterladbar, danach werden sie gelöscht. Sie können übrigens mehrere 2-GB-Pakete schnüren oder, falls Sie bereit sind, Geld auszugeben, die Pro-Version von WeTransfer nutzen, mit der Sie auch 200-GB-Pakete verschicken können.

Falls Sie eher Dienste der zweiten Kategorie bevorzugen, reicht es meistens aus, die ZIP-Datei in einen Ordner zu verschieben, der mit dem Cloudspeicher synchronisiert wird. Ein Rechtsklick auf die Datei sowie ein weiterer Klick ins Kontextmenü sollte dann zu einer Funktion wie „Teilen“ oder „Freigeben“ führen. Der erzeugte Freigabelink kann dann in die Zwischenablage kopiert werden. Das setzt natürlich voraus, dass Sie den entsprechenden Clouddienst auch lokal installiert haben. Alternativ können Sie sich natürlich auch über den Browser in den Cloudspeicher einloggen und hochgeladene Dateien von dort aus teilen.

Das Teilen großer Dateien per FTP ist kein Hexenwerk, dennoch sind hier die Hürden am höchsten, da zunächst ein entsprechendes Programm wie z.B. FileZilla heruntergeladen und eingerichtet werden muss. Für Profis, die täglich große Datenmengen zwischen verschiedenen Servern hin und her schieben müssen, ist der Datenaustausch per FTP häufig das Mittel der Wahl. Für Privatanwender ohne besondere IT-Affinität empfiehlt sich hingegen eher ein Cloudspeicher oder File-Sharing-Dienst.

Schritt 3 – Versenden

Egal, für welchen Anbieter und welche Art von Dienst Sie sich entschieden haben, am Ende müssen Sie Ihre Nachricht noch abschicken (per E-Mail, über einen Messenger-Dienst oder als Posting). Besonders elegant ist es, erzeugte Downloadlinks einfach in eine Nachricht einzufügen. Dann weiß der Empfänger sofort, dass die Links auch tatsächlich von Ihnen kommen.
Wenn Sie ein modernes E-Mail-System nutzen, bei dem eine Cloud-Umgebung bereits integraler Bestandteil ist, ist es besonders einfach. Bei Gmail können Dateien, die in Google Drive gespeichert sind, z.B. direkt als virtuelle Anhänge verschickt werden. Dazu muss lediglich auf das Anhang-Icon geklickt und Aus Drive einfügen gewählt werden. Wichtig: Es werden hierbei nicht die Dateien selbst, sondern Freigabelinks zu den Dateien verschickt.
Viele ältere E-Mail-Dienste sind allerdings noch nicht an einen Cloudspeicher angebunden. Hier müssen Sie die entsprechenden Links also händisch in den Editor kopieren.
Falls Sie eine Datei auf einem FTP-Server freigeben möchten, müssen Sie natürlich mehr als nur einen Link kopieren. In dem Fall werden eine FTP-Adresse und entsprechende Zugangsdaten (Nutzername, Passwort etc.) benötigt. Deswegen ist der Versand per FTP auch nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger häufiger von Ihnen beliefert wird.

Lösungen für Unternehmen

Für Unternehmen ergeben sich weitere Fragestellungen, die für den Privatanwender meistens nur eine untergeordnete Rolle spielen. Zum einen gibt es das Problemfeld Datenschutz, das es erforderlich macht, Freigabelinks nicht nur schnell, sondern vor allem sicher zu erzeugen (z.B. durch Passwortschutz), zum anderen sollen Marketing-Maßnahmen durch verschiedene Tools wie Link-Tracking noch effizienter werden und die Kommunikationsinfrastruktur insgesamt gefördert werden. Die oben genannten Anbieter sind zumeist Global Player, die Ihre Firmensitze nur selten in der Europäischen Union haben und somit nicht den hiesigen Datenschutzgesetzen unterliegen. Zudem sind Großanbieter nicht flexibel, wenn es darum geht, unternehmensspezifische Funktionen zu schaffen. Für europäische und insbesondere deutsche Unternehmen empfiehlt es sich daher, auf regionale Anbieter zu setzen, die DSGVO-konform arbeiten und auf Wunsch auch maßgeschneiderte On-Premises-Lösungen anbieten.

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