Von einer mangelhaften Medienverwaltung sind vor allem Teams betroffen, die in Unternehmensbereichen wie Marketing, PR oder Mitarbeiterkommunikation arbeiten. Dort wird bekanntlich viel Bild- und Medienmaterial benötigt. Die Recherche dieses Materials ist eine unerlässliche Phase des Workflows. Wenn die Struktur fehlt, die eine zentrale Medienverwaltung bietet, dann wird diese Phase oft als langwierig und frustrierend empfunden. Das ist nicht verwunderlich, denn obwohl passende Motive bereits vorhanden sind, werden sie häufig nicht gefunden. Aus Hilflosigkeit wird dann schon mal das eigene Firmenlogo gegoogelt.
Diese Symptome können mehrere Ursachen haben: Oft werden Dateien planlos auf verschiedene Server oder Cloud-Speicher verteilt, manchmal werden sie auch nur auf lokalen Festplatten vorgehalten. Wer Zugriff auf welche Dateien hat, wird dann zur Rätselfrage. Darüber hinaus fehlt bei vielen Medienbeständen schlicht die notwendige Verschlagwortung.
Im Ergebnis geht dann natürlich wertvolle Arbeitszeit verloren und die Produktivität leidet.
Mit einer zentralen (cloudbasierten) Lösung und intelligent aufbereiteten Metadaten lassen sich vorhandene Mediendateien hingegen sofort finden. Die Recherche wird dadurch enorm beschleunigt, soviel ist sicher.
Zeit ist Geld – und man spart viel davon – mindestens genauso wichtig ist jedoch die Vermeidung von unnötigem Frust. Auch dazu kann eine gute Medienverwaltung einen wesentlichen Beitrag leisten.