Zunächst einmal sollten Sie eine Bestandsaufnahme durchführen. Prüfen Sie, in welchem Umfang Ihr Unternehmen betroffen ist. Liegen überhaupt Medien vor, die aus Direktverträgen mit Urhebern stammen, oder ist der Anteil vielleicht nur sehr gering?
Außerdem sollten Sie prüfen, ob Sie sich ggf. auf einen Ausnahmetatbestand berufen können (Nachrangigkeit oder Unverhältnismäßigkeit, siehe oben).
Haben Sie festgestellt, dass in Ihrem Unternehmen in signifikantem Umfang mit Medien gearbeitet wird, die der Auskunftspflicht unterliegen, dann sollten Sie sich zeitnah ans Werk machen. Schließlich gilt es, ein System zu etablieren, das eine lückenlose Dokumentation ermöglicht (Stichwort Nachvollziehbarkeit). Dazu müssen alle relevanten Werke erfasst und mit den notwendigen Informationen versehen werden.
Das stellt natürlich eine hohe bürokratischen Hürde dar, die ohne technische Hilfsmittel nur schwer genommen werden kann. Zum Glück müssen Sie in puncto Software nicht bei Null anfangen. Mit einem sogenannten DAM-System lassen sich die relevanten Daten effizient pflegen und exportieren. DAM steht für Digital Asset Management. Das ist die englische Fachbezeichnung für das professionelle Verwalten von digitalen Bildern und anderen Medien. Bei vielen Unternehmen sind DAM-Lösungen schon seit Jahren im Einsatz. Wenn das bei Ihnen noch nicht der Fall sein sollte, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen, dies nachzuholen.
Natürlich ist die Einführung eines DAM-Systems mit zusätzlichen Kosten verbunden, aber die Zeitersparnis ist so hoch, dass sich die Kosten innerhalb kurzer Zeit amortisieren.