10 Windows-Explorer-Shortcuts für schnelle Dateiverwaltung und Cloud-DAM-Vorbereitung

Mediendateien finden den Weg in die Cloud nicht von allein. Zuerst einmal muss bestimmt werden, welche Inhalte dieses Privileg erhalten. Anschließend ist festzulegen, in welchem Format die sogenannten digitalen Assets eingespielt werden sollen. Zwar können die meisten Mediendateien auch im Rohzustand von einem DAM-System verarbeitet werden, doch das bedeutet nicht, dass dies immer sinnvoll ist.

Apropos DAM (Digital Asset Management): Das mag neu für Sie klingen, ist aber lediglich eine andere Bezeichnung für das professionelle Verwalten von Medien wie Fotos, Videos oder Illustrationen. Heutzutage geschieht dies fast ausnahmslos in der Cloud, da dies kostengünstiger, nachhaltiger und nicht weniger sicher als On-Premises-Hosting ist.

In diesem Artikel soll es jedoch nicht um die Cloud selbst gehen. Wir konzentrieren uns auf die Prozesse vor dem Upload und liefern Ihnen 10 praktische Tipps und Tricks, die Ihnen dabei helfen werden, die Dateivorbereitung so effizient wie möglich zu gestalten. Unser Fokus liegt dabei auf der Windows-Umgebung und insbesondere auf dem Explorer – dem meistgenutzten Dateimanager der Welt. Viele dieser Punkte lassen sich jedoch auch auf andere Dateimanager übertragen.

1. Dateien nach Typ filtern

Verwenden Sie die Suchfunktion im Windows-Explorer, um Dateien nach Typ zu filtern. Geben Sie z.B. *.jpg in das Suchfeld ein, um nur JPEG-Dateien anzuzeigen. Sie können mehrere Typen kombinieren, indem Sie z.B. *.jpg OR *.png eingeben.

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, schnell alle Dateien eines bestimmten Typs in einem Ordner oder Verzeichnisbaum zu finden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Dateien des richtigen Formats vor dem Hochladen vorhanden sind oder wenn Sie Dateien bestimmter Typen umbenennen oder verschieben möchten.

2. Schnelles Umbenennen von Dateien

Wählen Sie beliebig viele Dateien im Explorer aus, drücken Sie F2, geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie Enter.

Alle Dateien werden nun sequenziell umbenannt, z.B. in Dateiname (1).jpg, Dateiname (2).jpg usw.

Diese Methode spart Zeit und sorgt für einheitliche Dateinamen, was die Organisation und das spätere Auffinden der Dateien erleichtert.

3. Schnelles Umbenennen von Dateiendungen

Verwenden Sie die Eingabeaufforderung, um die Dateiendungen von Dateien innerhalb eines Ordners zu ändern (z.B. von jpeg zu jpg).

• • Öffnen Sie mit dem Explorer den Ordner, in dem sich die Dateien befinden.
  • Klicken Sie in die Adressleiste und geben Sie cmd ein. Drücken Sie Enter.
  • Die Eingabeaufforderung öffnet sich in einem neuen Fenster.
  • Geben Sie nun den folgenden Befehl ein und drücken Sie Enter: ren *.jpeg *.jpg

Das war’s schon. Alle gesuchten Endungen wurden entsprechend der Eingabe ersetzt.

Testfrage: Wenn Sie z.B. alle Dateien mit der Endung tiff zu tif ändern möchten – wie würde der Befehl lauten? *

Das oben beschriebene Batch-Verfahren ist einfach und effizient. Sie werden nie wieder in die Versuchung kommen, Dateiendungen wie tiff händisch zu ändern. Wobei man dazu sagen muss, dass längere Dateiendungen nur ein Schönheitsfehler sind. Es sei denn Sie verwenden noch Windows 3.1, DOS oder gar Atari TOS ;)

* Genau: ren *.tiff *.tif

4. Dateien in Ordnern gruppieren

Mit der Gruppierungsfunktion im Explorer können Sie Ihre Dateien effizient nach Typ, Datum, Größe oder anderen Eigenschaften sortieren. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich im Explorer-Fenster und wählen Sie im Kontextmenü Gruppieren nach aus. Anschließend können Sie die gewünschte Option auswählen.

Das Gruppieren von Dateien hilft Ihnen, die Übersicht zu behalten und erleichtert das schnelle Auffinden von Dateien, besonders bei großen Datenmengen.

5. Schnelles Markieren von Dateien mit der Umschalt- oder Strg-Taste

Verwenden Sie die Umschalttaste (Shift), um mehrere Dateien gleichzeitig auszuwählen: Klicken Sie auf die erste Datei, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die letzte Datei, um alle Dateien dazwischen zu markieren.

Mit der Strg-Taste können Sie beliebige Dateien auswählen, indem Sie die Taste gedrückt halten und auf die gewünschten Dateien klicken.

Tipp: Strg + A markiert alle Dateien und Ordner im aktuellen Verzeichnis.

Diese Methoden erleichtern die Selektion von Dateien, was sehr nützlich ist, wenn Sie große Dateimengen organisieren müssen.

6. Schnelles Kopieren und Verschieben von Dateien

Verwenden Sie Drag-and-drop, um Dateien schnell zu verschieben oder zu kopieren:

• Zwischen verschiedenen Laufwerken: Dateien werden standardmäßig kopiert. Halten Sie beim Ziehen die Umschalttaste (Shift) gedrückt, um die Dateien stattdessen zu verschieben.
• Innerhalb desselben Laufwerks: Dateien werden standardmäßig verschoben. Halten Sie die Strg-Taste beim Ziehen gedrückt, um die Dateien stattdessen zu kopieren.

Diese Methoden sorgen für mehr Effizienz, indem unerwünschte Kopier- oder Löschvorgänge vermieden werden.

7. Direktes Löschen von Dateien

Wenn Sie markierte Dateien endgültig, d.h. ohne Papierkorb-Backup, löschen möchten, dann können Sie die Tastenkombination Shift + Entf verwenden (Umschalttaste plus Entfernen).

Diese Methode löscht die Dateien direkt. Der Zwischenschritt über den Papierkorb wird dabei umgangen. Beachten Sie jedoch, dass endgültig gelöschte Dateien nur mit speziellen Tools wiederhergestellt werden können – und auch nur, wenn die entsprechenden Speicherbereiche noch nicht überschrieben wurden.

8. Verwendung von Tastenkürzeln für schnellen Zugriff

• • Windows + E: Öffnet den Datei-Explorer.
  • Alt + P: Zeigt oder verbirgt das Vorschaufenster.
  • Alt + Enter: Zeigt die Eigenschaften der ausgewählten Datei.
  • F2: Umbenennung ausgewählter Dateien oder Ordner.
  • Strg + Umschalt + N: Erstellt einen neuen Ordner.
  • Strg + N: Öffnet ein neues Explorer-Fenster.
  • Strg + W: Schließt das aktuelle Explorer-Fenster.
  • F3 oder Strg + F: Öffnet die Suchleiste, um das aktuelle Verzeichnis zu durchsuchen.
  • Strg + Z: Macht die letzte Aktion rückgängig (z.B. eine versehentlich verschobene Datei).
  • Strg + Y: Wiederholt die zuletzt rückgängig gemachte Aktion.

9. Schneller Zugriff auf häufig genutzte Ordner

Um einen häufig verwendeten Ordner schnell zu erreichen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie An Schnellzugriff anheften. Dadurch werden diese Ordner in der linken Seitenleiste angepinnt und sind mit einem Klick von überall im Explorer aus erreichbar.

Beispiel: Wenn Sie regelmäßig auf einen Ordner namens „Projekte“ zugreifen, der in einem Unterverzeichnis Ihres Laufwerks gespeichert ist, können Sie den Ordner dank des Shortcuts direkt über die Seitenleiste öffnen. Sie müssen sich nicht mehr durch mehrere Unterverzeichnisse klicken.

Diese Methode beschleunigt die Navigation und Dateiverwaltung erheblich, da Sie Ihre am häufigsten genutzten Ordner jederzeit griffbereit haben.

10. Metadaten anzeigen und prüfen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie Eigenschaften. Im Tab Details können Sie nun verschiedene Metadaten einsehen. Diese können über Geräte-Firmware (Kameras, Scanner) im Moment des Erstellens oder nachträglich erzeugt worden sein. In die erste Kategorie fallen technische Daten wie Aufnahmezeitpunkt, Gerätehersteller, GPS-Koordinaten, Auflösung, Farbdarstellung; in die zweite dokumentarische Infos wie Titel, Autor, Copyright etc. Prüfen Sie nun, ob:

• • sensible Metadaten vorliegen, die Sie nicht in der Cloud wissen möchten, z.B. GPS-Daten, Zeitstempel oder Gerätedaten.
  • Texte richtig dargestellt werden. Wenn Umlaute und andere Sonderzeichen „zerschossen“ sind, deutet dies auf eine fehlerhafte Kodierung hin (UTF-8 ist meist die richtige Wahl).

Mit dem teamnext | Media Hub können Sie Metadaten auch nach dem Upload reparieren, manipulieren oder entfernen. Das gilt aber nicht für alle DAM-Systeme. Insofern müssen Sie sich an diesem Punkt ggf. mit Metadaten-Tools wie Exif Pilot oder ExifTool vertraut machen (Achtung: technisches Knowhow erforderlich).

Fazit

Ein fachkundiger Umgang mit dem Windows-Explorer beschleunigt das Strukturieren von Dateien und Ordnern und erleichtert die Organisation und Navigation. Die hier vorgestellten Tipps und Tricks unterstützen zudem die effiziente Vorbereitung von Dateien für den Upload in cloudbasierte DAM-Systeme.

Durch das gezielte Anwenden dieser Methoden optimieren Sie nicht nur Ihren Workflow, sondern vermeiden auch potenzielle Fehler wie unpassende Dateiformate, uneinheitliche Dateinamen oder das versehentliche Hochladen sensibler Metadaten. So stellen Sie sicher, dass Ihre digitalen Assets optimal vorbereitet und sicher in die Cloud integriert werden.

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