teamnote® – Ein Tool. Alle Dienstleister.

Ein Tool - Alle Projekte und alle Dienstleister auf einen Blick

Teamnote ist eine zentrale Steuerungsplattform, mit der Sie all Ihre Projekte Dienstleister übergreifend koordinieren können und so immer den Überblick behalten.

Als Marketingverantwortliche/r müssen Sie zu jedem Zeitpunkt alle laufenden Projekte im Blick haben und arbeiten dabei oftmals mit vielen verschiedenen Dienstleistern und internen Abteilungen zusammen. Eine reibungslose Kommunikation in den Abstimmungsprozessen kann sich da schon mal schwierig gestalten. E-Mails verschwinden im Outlook-Nirvana, Postfächer und unübersichtliche Ordnerstrukturen müssen aufwendig durchsucht werden. Die Gefahr, dass hierbei wichtige Informationen verloren gehen ist groß. Damit Sie Ihre Projekte in Zukunft leichter und transparenter organisieren können, haben wir in Zusammenarbeit mit Agenturen und Marketingleitern aus unterschiedlichen Branchen für Sie teamnote entwickelt.

Die drei wichtigsten Funktionen in einem Tool

Collaboration, Filesharing und Taskmanagement -  Innerhalb Ihrer Projektabwicklung sind diese drei Funktionen entscheidend. Teamnote vereint nicht nur die wichtigsten Funktionen aus allen drei Bereichen in nur einem Tool, sondern ist insbesondere auch auf die besonderen Anforderungen von Marketingabteilungen zugeschnitten. So benötigen Sie für die Projektabwicklung keine zusätzliche Software.

Projekt-Briefing: Aller Anfang ist schwer? – Nicht mit uns!

Ob Projekt oder Kampagne – Mit Teamnote erstellen Sie für Ihre Dienstleister ein übersichtliches Briefing für alle anstehenden Projekte jederzeit von überall. Hierbei können Sie entweder die Web-App bequem von unterwegs nutzen oder Ihre Projekte im Browser bearbeiten.

Missverständnisse von Anfang an ausschließen

Mithilfe der standardisierten Briefingstruktur stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen wie Budget, Timing, Zielgruppen und Aufgabentyp eines neuen Projekts allen Beteiligten von Beginn an zur Verfügung stehen. Dies erleichtert Ihnen nicht nur den Projektstart, sondern hilft auch Missverständnisse in der Kommunikation mit Ihren Dienstleistern zu vermeiden.

Die zentrale Projektübersicht

Innerhalb Ihrer Projekte arbeiten Sie mit den verschiedensten Dienstleistern aus unterschiedlichen Fachgebieten zusammen und müssen diese koordinieren. Anstelle vom unübersichtlichen E-Mailverkehr bietet teamnote Ihnen die Möglichkeit, die Kommunikation mit Ihren Dienstleistern über eine zentrale Plattform zu steuern, sodass beim Informationsfluss keine wichtigen Informationen mehr verlorengehen können.

Projektbasierte Kommunikation (Chat)

Durch die projektbezogene Kommunikation im teamnote-Chat vermeiden Sie nicht nur unübersichtliche E-Mails mit Informationen zu mehreren Projekten, sondern sichern sich ebenso eine lückenlose Kommunikationshistorie und erleichtern so den Revisionsprozess zwischen internen und externen Teilnehmern. Ihre externen Dienstleister können auch ohne Account zur Kommunikation im Chat eingeladen werden. Dabei erhält der externe Empfänger die Benachrichtigungen aus dem Stream per E-Mail und seine Antworten erscheinen anschließend automatisch im teamnote-Chat.

Aufgabenmanagement

Die Verteilung von Aufgaben und deren Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projektes können sich des Öfteren verändern. Anstatt viele Personen über Änderungen wie diese per E-Mail zu informieren, ermöglicht Ihnen Teamnote die flexible Aufgabenverteilung mit einem Mausklick auch mit Externen zu steuern. Sie können so ganz einfach neue Aufgaben anlegen, ältere Aufgaben bearbeiten oder die Verantwortlichkeiten neu verteilen. So weiß Jeder was zu tun ist und einer erfolgreichen Projektabwicklung steht nichts mehr im Weg!

Projektliste – Alles auf einen Blick

Die Projektliste verschafft einen Überblick über jedes anstehende Projekt und dessen Status. Ob nach Projektname, Deadline, Status oder Verantwortlichkeit – Sortieren und filtern Sie Ihre Projekte nach Ihren Anforderungen. Die globale Suche ermöglicht trotz großer Anzahl von Projekten ein schnelles Auffinden. Innerhalb der Projektliste können Sie sich entweder alle Projekte anzeigen lassen oder Sie filtern ganz einfach nach bestimmten Dienstleistern oder Kunden.

Kampagnen erstellen leicht gemacht

Mit Teamnote erstellen Sie kinderleicht und dienstleisterübergreifend Kampagnen. Oftmals arbeiten Sie im Rahmen von Kampagnen mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammen. Über teamnote können Sie diese koordinieren und behalten so immer den Überblick.

MailToTask

Mit der praktischen MailToTask Funktion können Sie E-Mails kinderleicht in eine Aufgabe verwandeln. 

 

Manchmal ist die Zeit knapp und Sie haben eine Idee für ein zukünftiges Projekt, die Sie nicht vergessen möchten. Nutzen Sie hier die praktische MailToTask-Funktion und senden Sie eine E-Mail mit Ihrer Projektidee an Teamnote. So wird ein Reminder erstellt, den Sie bei Bedarf in ein neues Projektbriefing umwandeln können. 

Die Web-App – jederzeit und überall

Sie sind unterwegs und haben nur Ihr Smartphone oder Tablet parat? - Kein Problem! Mit der praktischen Web-App können Sie Ihre Projekte Dank mobiler Ansicht jederzeit einsehen und bearbeiten. 

Individuelle Benachrichtigungen

Um immer auf dem neusten Stand zu bleiben sendet teamnote Ihnen E-Mailbenachrichtigungen über Projektanpassungen. So verpassen Sie keine Änderung und sind jederzeit über den Stand Ihrer Projekte informiert. Dabei entscheiden Sie worüber Sie benachrichtigt werden wollen.

Korrekturschleifen / Feedbackprozess

Erhalten und geben Sie Feedback zukünftig schnell und unkompliziert. Externe benötigen dazu keinen Account. Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation zwischen internen und externen Teilnehmern, sondern macht auch Ihren Kommunikationsprozess transparent. Durch das Öffnen von Korrekturschleifen werden Änderungen klar dokumentiert.

Dokumentierte Freigabeprozesse

Mit teamnote erteilen Sie schnell und einfach Freigaben. Durch den dokumentierten Freigabeprozess sind Sie auch rechtlich immer auf der sicheren Seite und die Absprachen mit Ihren Dienstleistern sind für alle transparent. Bei der Freigabe durch Externe tragen Sie einfach die betreffende E-Mailadresse in das vorgegebene Feld ein und teamnote versendet eine E-Mail mit Link und der Bitte um Freigabe an die betreffende Person.

Optimales Teamwork durch Transparenz

Wer selbst Marketingverantwortliche/r ist weiß, dass die Schuld bei verzögerten Projekten oft in der Marketingabteilung gesucht wird. Oft fehlen jedoch lediglich Freigaben oder Informationen aus den anderen Fachbereichen oder von externen Dienstleistern. Teamnote trägt zur Transparenz der gesamten Projektabwicklung bei und optimiert Ihr Teamwork!

Projektsteckbrief – auf den Punkt gebracht

In Meetings kann es oft hilfreich sein alle wichtigen Informationen zu einem bestimmten Projekt übersichtlich zur Hand zu haben. Teamnote stellt Ihnen zu jedem Ihrer Projekte einen Steckbrief als PDF mit allen wichtigen Informationen als Zusammenfassung zum Download zur Verfügung. So haben Sie auch in ausgedruckter Form alle wichtigen Details auf einen Blick parat und sparen wertvolle Zeit.  Zudem können Sie sich das eine Gesamtübersicht Ihrer Projekte genauso einfach in einer Excel-Mappe mit Gantt-Diagramm anzeigen lassen.