Zwei Marketing Manager arbeiten gemeinsam in der professionellen Bildverwaltung für Unternehmen von teamnote zusammen.

8 Tipps für die Auswahl einer professionellen Bildverwaltung

Die Auswahl einer professionellen Bildverwaltung kann aufgrund des großen Angebots für Unternehmen schnell dem Spiel von der Nadel im Heuhaufen gleichen. Auf welche zentralen Dinge Sie achten und was Sie vor der Auswahl des geeigneten DAM-Systems (Digital Asset Management) klären sollten, haben wir für Sie zusammengefasst.

1. Die Art der Software: Kaufen oder doch lieber Cloud?

Sie haben über Stunden, vielleicht sogar Tage das World Wide Web nach einer passenden Lösung zur Bildverwaltung für die Organisation Ihrer digitalen Assets durchforstet und die scheinbar perfekte gefunden, um dann von der IT-Abteilung die niederschmetternde Nachricht zu bekommen, dass wir das „so leider nicht umsetzen“ können? Dumm gelaufen.

Weil nahezu alle IT-Abteilungen klaren Richtlinien in Bezug auf den Einsatz von Softwarelösungen unterliegen, sollten Sie im Vorfeld die entscheidende Frage stellen: Muss die Software gekauft und auf dem eigenen Server installiert werden (On Premises) oder kommt auch eine cloudbasierte Lösung für Ihre Bildverwaltung in Frage? Allein die Beantwortung dieser Frage schränkt Ihre Suche nach einer professionellen Bildverwaltungssoftware ein und sichert Ihnen eine strukturierte Herangehensweise.

Vorteile: On Premises – Bildverwaltung
(Installation auf dem eigenen Server)

  • Schnelligkeit beim Abrufen und Upload sehr großer Datenmengen, da nicht von Internetverbindung abhängig
  • Alle Dateien werden lokal auf dem firmeneigenen Server gespeichert (für maximale Datenhoheit)

Nachteile: On Premises – Bildverwaltung

  • Sehr wartungs- und pflegeintensiv
  • Updates müssen selbst eingespielt oder Externe dafür beauftragt werden
  • Eigener Server ist evtl. nicht von überall erreichbar
  • Eigene Back-Up-Strategie muss entwickelt werden

Vorteile: Cloudbasierte Bildverwaltung

  • Weder Soft- noch Hardware-Wartung
  • Automatische Backups
  • Das Bildverwaltungssystem ist von überall erreichbar (Nicht vom Firmennetzwerk abhängig)
  • Das Bildverwaltungssystem kann auch bei Ausfall des eigenen Servers jederzeit erreicht werden

 Nachteile: Cloudbasierte Bildverwaltung

  • Abhängigkeit von Internetverbindung

 Marketing Manager verwaltet seine Bilder in der professionellen Bildverwaltung für Unternehmen von teamnote.

2. Ist eine rechtssichere und EU-DSGVO-konforme Nutzung gewährleistet?

Bilder sind in der Regel personenbezogene Daten. Und personenbezogene Daten gilt es ganz besonders zu schützen. Aus diesem Grund wurde im Mai 2018 die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) geschlossen, die als Vorschrift in Sachen Datenschutz im gesamten EU-Raum gilt. Gerade bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Bildverwaltung Ihrer Wahl nach diesen Standards arbeitet.
Kleiner Tipp: Produkte aus den USA arbeiten fast nie nach EU-Standards, sondern regeln den Datenschutz eher branchenspezifisch. Das kann im Zweifel kostspielige Folgen für Sie haben. Insofern zahlt es sich immer aus, wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Software zur Bildverwaltung die strengen europäischen Datenschutzvorgaben erfüllt.

3. Wo werden die Bilder und Medienbestände gespeichert?

Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung gilt: Je näher Ihre Daten bei Ihnen sind, desto besser. Werden Ihre Daten in einem Land der Europäischen Union gespeichert, ist das gut. Noch besser ist natürlich die Speicherung innerhalb desjenigen Landes, in dem Sie Ihren Firmensitz haben, wie z.B. in Deutschland. Informieren Sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Bildverwaltung also genau darüber, an welchen Standorten Ihre Daten gespeichert werden und in welchen zeitlichen Abständen Backups der Bilddatenbank und weiterer Mediendaten durchgeführt werden. Nur wenn regelmäßig vollständige Sicherungen erzeugt werden und gleichzeitig Georedundanz vorliegt, also zwei Rechenzentren an verschiedenen Standorten genutzt werden, sind die technischen Anforderungen für den Betrieb einer cloudbasierten Bildverwaltungssoftware erfüllt.

4. Können andere Systeme angebunden werden?

Klären Sie im Vorfeld mit potenziellen Providern der Bildverwaltungssoftware ab, ob externe Softwaresysteme (Warenwirtschaft, Personalstammdatenbank etc.) an Ihre zukünftige Bildverwaltung angebunden werden können, wenn dies für Sie erforderlich ist. Die Kosten für das Einrichten solcher Schnittstellen zum Bildverwaltungssystem, sollten im Vorfeld definiert werden, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt. Für die technische Einbindung von Drittsystemen verfügt eine cloudbasierte Bildverwaltungssoftware idealerweise über eine REST-API. Das ist eine standardisierte Programmierschnittstelle, die speziell für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Web-Diensten entwickelt wurde.

5. Benutzerfreundlichkeit

Der Funktionsumfang des Bildverwaltungstools sollte zu Ihren Anforderungen passen. Dazu sollten Sie sich die Workflows in ihrem Unternehmen genau anschauen und Arbeitsschritte beim Verwalten und Teilen von Bildern ausfindig machen, die durch den Einsatz einer professionellen Softwarelösung möglicherweise beschleunigt werden können. Eines sollten Sie hierbei aber immer bedenken: Es gibt auch Tools, die durch zu viele Funktionen Ihre Workflows eher verkomplizieren, statt sie zu optimieren. Dies hätte natürlich einen gegenteiligen Effekt auf Ihre Produktivität. Dazu kommt, dass komplizierte Anwendungen nicht gerne genutzt werden und die Gefahr groß ist, dass die Bilder einfach nach dem Motto „so, wie wir es immer gemacht haben“ verwaltet werden. Um dies zu vermeiden, sollten Sie also immer auf eine anwenderfreundliche Gestaltung und gute Bedienbarkeit der Software achten. Hier ist es hilfreich, die kostenlosen Testphasen in Anspruch zu nehmen, die viele Anbieter von Bildverwaltungssoftware gewähren.

6. Die Sache mit den Updates

Das Einspielen von Updates wird von jedem Anbieter von Bildverwaltungssoftware anders geregelt. Bei dem einen erfolgt es kostenlos und automatisch, bei dem anderen ist es eher aufwendig und mit zusätzlichen Kosten verbunden. Leider steht dies oft im Kleingedruckten und wird leicht übersehen. Bei sehr günstigen Angeboten sollte man daher genau prüfen, ob es nicht vielleicht doch versteckte Kosten gibt, die auf den ersten Blick nicht erkennbar sind. Lassen Sie sich also nicht von niedrigen Preisen blenden, sondern schauen Sie immer zweimal hin. Versteckte Kosten verbergen sich oftmals hinter Updates oder anderen Wartungsmaßnahmen.

7. Preisliste

Damit versteckte Kosten jeglicher Art keine Chance haben, sollten Sie stets darauf achten, dass die Website des Anbieters eine transparente Preisliste bereithält. Wer nichts zu verbergen hat, hat auch keine Hemmung, seine Preise transparent und vollständig auszugeben. Seriöse Anbieter geben Ihnen zudem für gewöhnlich die Möglichkeit einer unverbindlichen und kostenlosen Testphase.

8. Support / Service

Ob Endlos-Warteschleife oder stetes Verweisen auf Nutzerforen: Gerade die Global Player der Branche lassen sich einiges einfallen, um dem persönlichen Kontakt möglichst aus dem Weg zu gehen. Guter Service sieht natürlich anders aus und wird oft von kleineren und mittelständischen Anbietern besser erfüllt als von der Riege der Großen. Das fängt schon bei der persönlichen Erreichbarkeit an. Wer will schon mit einem Bot kommunizieren, wenn es auch über ein persönliches Telefongespräch geht? Damit Sie nicht in der sprichwörtlichen Service-Wüste enden, sollten Sie sich also vorab informieren, wie der zukünftige Provider Ihrer Bildverwaltung in diesem Bereich aufgestellt ist.

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